این 9 نکته به شما می آموزد که چگونه gmail خود را به عنوان رئیس سازماندهی کنید تا بتوانید همه چیز را پیدا کرده و به طور منظم به صندوق پستی صفر خود برسید.

چگونه جیمیل خود را در imac سازماندهی کنیم

ایمیل ورودی: همه ما آنها را داریم! اما برخی از آنها بسیار کثیف تر از دیگران هستند.

من مطمئن هستم که میزان سفارش در صندوق ورودی به اندازه وضعیت هر یک از کمد لباس های ما متفاوت است: برخی از آنها دقیق و مرتب و برخی دیگر پر از اضافه هستند.

اگر به طرف دوم متمایل هستید و مطمئن نیستید که از کجا تمیز کردن صندوق ورودی خود را شروع کنید ، من نکات زیادی برای شما برای راه اندازی سیستمی که می توانید حفظ کنید ، دارم.

در اینجا 9 روش برای سازماندهی Gmail به عنوان رئیس وجود دارد.

چگونه صندوق ورودی خود را در Gmail سازماندهی کنیم

1 – نوع صندوق ورودی خود را به چندین صندوق ورودی تغییر دهید

من به Gmail اعتبار می دهم ، که آنها به طرق مختلف ساخته اند دارم سعی می کنم برای سازماندهی کاربران خود بخشها یکی از آنهاست. بخش ها ایمیل های شما را بر اساس دسته بندی می کنند: مهم ، تبلیغات ، اجتماعی ، انجمن ها و غیره. اما تقسیم ایمیل ها به دسته ها به این معنی است که شما در حال حاضر مکان های بیشتری برای جستجو و مکان های بیشتری برای ایجاد بی نظمی دیجیتال دارید.

شش نوع مختلف صندوق ورودی برای انتخاب در تنظیمات سریع وجود دارد. ترجیح صندوق ورودی من صندوق ورودی چندگانه است که سطوح عمودی (یک یا چند) را تنظیم می کند که به شما امکان می دهد ایمیل های خود را به طور خودکار مرتب کنید. هدف من این است که از صندوق ورودی خود به عنوان صندوق ورودی استفاده کنم ، نه به عنوان کابینت ذخیره سازی.

به این ترتیب من چندین صندوق ورودی را بررسی می کنم و اولین شکاف پیام ستاره خود را تنظیم می کنم. این به من این امکان را می دهد تا پیامهایی را که نیاز به پاسخ یا عمل دارند ، سریع مرتب کنم.

2 – آشفتگی های بصری را برای ظاهر مینیمالیستی حذف کنید

اگر از این ویژگی ها استفاده می کنید ، در گذاشتن آنها دریغ نکنید. اما اگر هرگز در Gmail صحبت نمی کنید یا از برچسب های مهم به عنوان بخشی از استراتژی سازمانی خود استفاده نمی کنید – این درهم ریختگی بصری را خاموش کنید! همه این تغییرات را می توان در تنظیمات انجام داد.

  • برچسب های اهمیت را غیرفعال کنید (بی نظمی غیر ضروری!)
  • خاموش کردن چت و جلسه (یکی از برگه های ناوبری در تنظیمات اصلی شما)
  • برای جلوگیری از فضای سفید غیر ضروری بین پیام ها ، تنظیم “فشرده” را انتخاب کنید
  • موضوع خود را سفید و مینیمال کنید (این ترجیح شخصی من است ، اما این نیز توصیه من است!)

3 – بهترین ویژگی های Gmail را روشن کنید

برخی از بهترین ویژگی های Gmail در وقت شما بسیار صرفه جویی می کند! قبل از شروع سازماندهی ، مطمئن شوید که آنها در تنظیمات فعال هستند:

میانبر صفحه کلید

میانبرها را فعال کرده و با مواردی که به احتمال زیاد از آنها بیشتر استفاده می کنید یادداشت کنید: به صندوق ورودی بروید (این مورد را فقط برای من در نظر گرفته ام) ، آهنگسازی ، پاسخ ، ارسال ، ستاره.

ارسال و بایگانی

این دکمه تنها شما را در بسیاری از کلیک صرفه جویی می کند !!!

نوشتن هوشمند

این ویژگی پاسخهای مکرر شما را مطالعه می کند تا در صورت تمایل به شما در پر کردن خودکار آنها کمک کند. به عنوان مثال ، وقتی “آدرس من است” را وارد می کنید ، آدرس شما به طور خودکار پر می شود. درخشان!

پاسخ هوشمند

Gmail پاسخ هایی را ارائه می دهد که می توانید بر اساس موضوع ایمیل با یک کلیک یا لمس متنی مانند “خوب به نظر می رسد!” یا “نه متشکرم” یا “این برای من کار می کند!” ارسال کنید. این ویژگی به ویژه برای دستگاه های تلفن همراه مفید است.

الگوها

این ویژگی را روشن کنید! در زیر بیشتر در مورد آنها آمده است.

4 – بایگانی کنید ، حذف نکنید

هنگامی که Gmail شروع به کار کرد ، یکی از بهترین ویژگی های آن توانایی ذخیره و جستجوی سابقه ایمیل شما بود. به جای حذف ایمیل هایی که با آنها به پایان رسیده اید ، می توانید از آنها نسخه پشتیبان تهیه کنید در صورت نیاز به ارسال آنها در تاریخ بعدی یا مشاهده ایمیل جدید در زمینه مکالمه قدیمی.

بسیاری از افراد تفاوت بین بایگانی و حذف را درک نمی کنند. وقتی یک ایمیل را حذف می کنید ، به سطل زباله شما می رود و به طور خودکار به مدت 30 روز از سابقه شما حذف می شود. وقتی پشتیبان گیری می کنید ، به Gmail می گویید: “این ایمیل را از صندوق ورودی من خارج کنید ، اما آن را برای همیشه در کل تاریخچه نامه من بگذارید.”

بایگانی = حذف از صندوق ورودی من

من از طرفداران بزرگ بایگانی هستم زیرا شما هرگز نمی دانید چه زمانی باید یک ایمیل مشخص کنید یا به دنبال چیزی باشید که فکر می کنید به آن احتیاج ندارید. همه چیز را بایگانی کنید!

تنها زمانی که از دکمه حذف استفاده می کنم این است که شخصی دسته ای از فایل های بزرگ مانند عکس های با وضوح بالا را برای من ارسال کند که باعث مسدود شدن فضای ذخیره سازی من می شود.

5 – برچسب ها = پوشه ها

برچسب های Gmail به عنوان برچسب های ایمیل عمل می کنند که به شما امکان می دهد آنها را گروه بندی کنید. برخی افراد آنها را پوشه می دانند ، اما در واقع نشانک هستند زیرا می توانید برچسبی در صندوق ورودی خود یا چند برچسب در یک ایمیل واحد داشته باشید.

به دلیل تمرکز Gmail بر جستجو ، در واقع نیازی به استفاده از پوشه ها ندارید. بسیاری از مردم ساعت ها تلاش می کنند تا ایمیل های خود را با دست سازماندهی کنند – این کار را نکنید! وقت شما بیش از حد ارزشمند است. بهترین راه استفاده از آنها فیلتر خودکار است که در زیر توضیح خواهم داد!

6 – فیلترها = کاری را بطور خودکار انجام دهید

فیلترهای Gmail وقتی واقعاً می خواهید صندوق پستی خود را برای شما کار کرده و زمان زیادی را صرفه جویی کنید بسیار درخشان است.

به عنوان مثال ، فرض کنید شما تأیید سفارش برای کسب و کار خود را دریافت می کنید. من از کسب و کار Beautycounter خود به عنوان مثال استفاده خواهم کرد. شما می توانید هر ایمیل سفارش سفارشی را به صورت دستی دریافت ، مطالعه ، علامت گذاری و بایگانی کنید. یا می توانید یک فیلتر ایجاد کنید تا هر چهار مرحله را برای شما انجام دهد ، به طوری که وقتی سر کار می نشینید ، همه سفارشات جدید شما منتظر شما هستند.

نحوه ایجاد فیلتر در گام اول gmail

هر رایانامه ای که اغلب دریافت می شود یک نامزد عالی برای فیلتر است:

  • ایمیل هایی که ممکن است بخواهید آنها را جستجو کنید اما نیازی به خواندن آنها ندارید -> به عنوان خوانده شده علامت بزنید و صندوق ورودی را رد کنید
  • پیامهایی که اغلب / همیشه به شخص دیگری ارسال می کنید ، مانند دستیار مجازی -> بعنوان خوانده ، ارسال و بایگانی علامت گذاری کنید
  • ایمیل هایی که در یک روز خاص از هفته ارسال می کنید -> بعنوان خوانده شده ، برچسب گذاری شده و بایگانی شده (فقط مطمئن شوید که این برچسب را هر هفته بررسی کنید!)

7 – از الگوها برای سازماندهی ایمیل های مکرر ارسال شده استفاده کنید

اگر متوجه شدید که یک ایمیل را بارها و بارها می نویسید ، قالب ها راه حل شما هستند! آنها کمی در پنجره ایجاد ایمیل دفن شده اند ، اما هنگامی که آنها را پیدا کردید ، می دانید کجا و چگونه از آنها استفاده کنید.

یک ایمیل نوشتن جدید باز کنید و روی سه نقطه کنار سطل زباله در زیر کلیک کنید:

نحوه استفاده از قالب های جیمیل

الگوها را از این قسمت ذخیره ، درج ، بازنویسی و حذف کنید. همچنین می توانید پیوندهایی را به اسناد متصل شده پیوست کنید! اگر می خواهید الگو را کمی سفارشی کنید ، قبل از ارسال آن را ویرایش کنید. این باعث صرفه جویی در وقت شما می شود!

8 – از قانون 24 ساعته استفاده کنید

اکنون که صندوق ورودی خود را تنظیم کرده اید ، آماده اید که این سازمان ایمیل بلند مدت را متزلزل کنید! در اینجا چند راهنمای سریع برای عکاسی وجود دارد:

در عرض 24 ساعت با ایمیل های ستاره دار پاسخ دهید یا اقدامی انجام دهید

ایمیل های مهم را با یک ستاره علامت گذاری کنید و هدف آن پاسخ دادن یا اقدام در عرض 24 ساعت است.

از عملکرد تعویق استفاده کنید

اگر در عرض 24 ساعت نمی توانید به ایمیل خود برسید ، زمانی که می دانید به فشار نیاز دارید ، آن را به تعویق بیندازید. زمانی که پیام را روی آن قرار می دهید یا در نوار ابزار در بالای صفحه هنگامی که در یک پیام باز هستید ، به دنبال ساعت کوچک در سمت راست آن باشید. روز و ساعتی را که می خواهید ایمیل دوباره “برسد” تنظیم کنید. همیشه می توانید به ایمیل های معلق در برچسب تعویق دسترسی داشته باشید.

تبدیل آن به یک کار (یا انتقال اطلاعات به مکان دیگر)

اگر از زمان دریافت ایمیل مطمئن نیستید ، آن را در هر نرم افزاری که باید انجام دهید (یا کاغذ!) به کار تبدیل کنید. یا اطلاعات را به تقویم خود منتقل کنید. اگر نیاز به ذخیره مسیرهای رویداد دارید ، فقط آدرس را درست در تقویم خود قرار دهید. اگر نیاز دارید که یک بلیط الکترونیکی برای یک رویداد ذخیره کنید ، از بارکد اسکرین شات بگیرید و آن را در برنامه Notes ذخیره کنید.

9 – ویدئو> نحوه راه اندازی Gmail خود را بیاموزید!

https://www.youtube.com/watch؟v=BDTPTkcVPBo

اگر این نکات را مفید می دانید ، آنها فقط سطح کل سازمان دیجیتالی را که می توانید در زندگی خود فتح کنید خراشیده اند!

از کارگاه آموزشی رایگان من در مورد همه چیز در مورد دیس دیجیتال دیدن کنید:سمینار رایگان برای سازماندهی ایمیل

همچنین ممکن است دوست داشته باشید:



دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *